Aktuelle BAG-Entscheidung zur Kündigungszustellung per Einwurf-Einschreiben

Hintergrund zum Nachweisgesetz: Ein Arbeitsvertrag kann zwar formfrei – also auch mündlich oder durch konkludentes Handeln – geschlossen werden. Dennoch verpflichtet das Nachweisgesetz (NachwG) den Arbeitgeber, die wichtigsten Bedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich festzuhalten, zu unterschreiben und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dieses Schriftformerfordernis für den Nachweis der Arbeitsbedingungen war bis vor Kurzem noch strikt: Elektronische Formen waren ausdrücklich ausgeschlossen, was in der Praxis als sehr umständlich galt. Verstöße gegen das Nachweisgesetz konnten zu Bußgeldern, Schadensersatzansprüchen und erheblichen Beweisschwierigkeiten führen.

Erleichterung: Textform ab 2025 zulässig: Seit dem 01.01.2025 haben sich die Formalitäten deutlich entschärft. Die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses dürfen nun – mit wenigen Ausnahmen – in Textform mitgeteilt und sogar elektronisch übermittelt werden. Das bedeutet, ein Nachweis kann z. B. per E-Mail oder PDF-Dokument erfolgen, ohne Originalunterschrift. Wichtig ist aber:

• Das elektronische Dokument muss dem Arbeitnehmer zugänglich sein, also so übermittelt werden, dass er es speichern und ausdrucken kann.
• Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer bei der elektronischen Übermittlung auffordern, den Erhalt zu bestätigen. Eine einfache E-Mail ohne solche Aufforderung genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. (Rechtsgrundlage: § 2 Abs. 1 Satz 2 NachweisG n. F.)

Diese Neuerung ermöglicht es Arbeitgebern insbesondere, Dienstleister für elektronische Signaturen oder digitale Personalakten einzusetzen, um Arbeitsverträge und Vertragsbedingungen effizient bereitzustellen.

Weitere Neuerungen bei Formvorschriften: Auch in anderen Gesetzen wurden zum Jahreswechsel 2024/2025 Erleichterungen eingeführt:

• Arbeitszeugnis: Nach § 109 Abs. 3 Gewerbeordnung (GewO) darf ein Arbeitszeugnis nun ebenfalls in elektronischer Form erteilt werden, sofern der Arbeitnehmer zustimmt. Bisher war hier die Schriftform mit Originalunterschrift vorgeschrieben.
• Elternzeit-Anträge: Das Verlangen nach Elternzeit und der Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit erfordern nun laut § 16 Abs. 1 und § 15 Abs. 7 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) nur noch Textform. Auch die Antwort des Arbeitgebers, wenn er einen Teilzeitwunsch während der Elternzeit ablehnt, kann in Textform erfolgen. Bisher galt in all diesen Fällen die strenge Schriftform.

Nach wie vor strenge Schriftform in bestimmten Fällen: Trotz dieser Modernisierungen bleiben einige arbeitsrechtliche Vorgänge weiterhin an die klassische Schriftform gebunden. Das bedeutet: Hier ist nach wie vor eine vom Aussteller eigenhändig unterschriebene Erklärung auf Papier notwendig – elektronische Dokumente reichen nicht. Wichtigste Beispiele:

• Kündigungen von Arbeitsverhältnissen: Eine Kündigung muss schriftlich auf Papier mit Originalunterschrift erfolgen (§ 623 BGB). Eine Kündigung per E-Mail, Fax oder elektronischer Signatur ist unwirksam.
• Aufhebungsverträge: Vereinbarungen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses im gegenseitigen Einvernehmen bedürfen ebenfalls der Schriftform (§ 623 BGB).
• Befristungsabreden: Die Vereinbarung einer Befristung eines Arbeitsvertrags muss schriftlich erfolgen, falls nicht ein Tarifvertrag eine abweichende Form erlaubt (§ 14 Abs. 4 TzBfG).
• Nachvertragliches Wettbewerbsverbot: Die Abrede eines Wettbewerbsverbots nach Ende des Arbeitsverhältnisses ist schriftlich festzuhalten (§ 74 Abs. 1 HGB).

Für all diese Fälle hat sich nichts geändert – hier bleibt die eigenhändige Unterschrift Pflicht. Nicht der Schriftform bedarf allerdings der Sonderfall eines Arbeitsvertrags, der lediglich bis zum Erreichen des Rentenalters befristet ist (§ 41 Abs. 2 SGB VI).
Aktuelles BAG-Urteil zur Kündigungszustellung: Die Formvorschriften haben auch praktische Auswirkungen auf die Zustellung von Kündigungen. Kündigungen per Einwurf-Einschreiben galten lange Zeit als sichere Variante, um ein Kündigungsschreiben zuzustellen und im Streitfall den Zugang nachweisen zu können. Bisher wurde der Zugang einer per Einwurf-Einschreiben versandten Kündigung vor Gericht häufig als bewiesen angesehen, wenn der Arbeitgeber den Einlieferungsbeleg der Post und den online abrufbaren Sendungsstatus („Sendung wurde zugestellt am …“) vorlegte – dies ergab einen sogenannten Anscheinsbeweis für den Zugang beim Empfänger.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Urteil vom 31.01.2025 (Az. 2 AZR 68/24) diese bisherige Praxis jedoch erheblich erschwert. Das Gericht urteilte:

• Der Einlieferungsbeleg alleine ist ohne Bedeutung für den Nachweis des Zugangs. Er belegt nur, dass das Schreiben abgeschickt wurde, nicht aber, dass es tatsächlich im Machtbereich des Empfängers angekommen ist.
• Auch der Sendungsstatus der Post (die Online-Tracking-Information „zugestellt am …“) genügt nicht als Zugangsnachweis. Aus dem Status geht nicht hervor, wem das Schreiben übergeben wurde – ob dem Empfänger persönlich, einer empfangsberechtigten Person im Haushalt oder ob es (vom Zusteller) nur in den Hausbriefkasten eingeworfen wurde. Dieser Unterschied ist relevant: Im Fall eines bloßen Einwurfs in den Briefkasten könnte theoretisch jemand anders den Brief entnommen haben oder er ging verloren.

Nach Ansicht des BAG kann ein zuverlässiger Anscheinsbeweis für den Zugang nur durch einen Auslieferungsbeleg geführt werden. Der Auslieferungsbeleg ist ein internes Dokument der Post, auf dem der zustellende Briefträger Datum, Uhrzeit und die Art der Zustellung vermerkt, oft mit Unterschrift des Zustellers und einem Abziehvermerk der Sendung. Dieses Dokument ist allerdings nicht automatisch für den Absender verfügbar. Es wird bei der Post nur intern aufbewahrt. Eine Kopie lässt sich zwar beschaffen, aber nur gegen Gebühr und innerhalb von 15 Monaten nach der Zustellung. Dazu muss der Absender in der Regel beim Post-Kundendienst anrufen und einen Nachforschungsauftrag stellen.

Praktische Konsequenz: Für Arbeitgeber bedeutet das BAG-Urteil, dass sie sich nicht vorbehaltlos auf Einwurf-Einschreiben verlassen sollten, wenn es um den Nachweis einer Kündigungszustellung geht. Der sicherste Weg bleibt die persönliche Übergabe der Kündigung gegen Quittierung des Erhalts. Ist dies nicht möglich, empfiehlt es sich, die Kündigung durch Boten zustellen zu lassen oder zumindest den Einwurf in den Hausbriefkasten in Anwesenheit eines Zeugen vorzunehmen, der den Vorgang dokumentiert. Diese Methoden bieten im Streitfall deutlich bessere Nachweischancen als das bloße Verlassen auf postalische Einwurf-Einschreiben.

Fazit: Die Digitalisierung von Dokumentationspflichten – etwa durch die Zulassung der Textform im Nachweisgesetz – erleichtert Arbeitgebern zwar den Verwaltungsaufwand und modernisiert die Kommunikation im Arbeitsrecht. Dennoch müssen Unternehmen genau hinschauen, in welchen Bereichen weiterhin strenge Formvorschriften gelten. Gerade bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen ist Vorsicht geboten: Kündigungen sollten nach wie vor mit größter Sorgfalt zugestellt werden, da gerichtliche Auseinandersetzungen über den Zugang einer Kündigung keine Seltenheit sind. Die aktuellen Änderungen und Urteile bieten Anlass, interne Prozesse anzupassen – sei es durch den Einsatz elektronischer Signaturen bei Vertragsdokumenten oder durch die Überarbeitung der Zustellungswege für wichtige Schreiben –, um rechtssicher und effizient zu agieren.